Corona Hulp en Tips

Corona Hulp en Tips

Hulp

Heb je vragen over crisismanagement, crisiscommunicatie of logistiek. Heb je concrete hulp nodig op deze gebieden of wil je even sparren over een idee of oplossing? Samen met een aantal gepensioneerde collega’s help ik graag. Wij zijn allemaal ex-militair en veteraan, met jarenlange leidinggevende ervaring bij het Ministerie van Defensie. Neem contact op,  dan kijken we hoe we jou gratis en vertrouwelijk kunnen helpen.

Tips en handvatten

Iedere organisatie dient crisisplannen te ontwikkelen, bij te houden, te beoefenen en toe te passen. Maar als die plannen er niet zijn? Ook dan is het verstandig om gestructureerd te werk te gaan. Het coronavirus heeft verregaande gevolgen voor onze samenleving, daarom in deze blog tips voor voor crisismanagement.

Zorg voor Rust
In de eerste plaats is rust van essentieel belang. De crisis gaat langer duren dan een paar dagen. Blijf daarom gezond eten, ga (als je nog buitenshuis werkt) op tijd naar huis, probeer goed te slapen en te ontspannen. Stel indien mogelijk ploegendiensten in.

Focus op de impact
Wel gaat de crisis natuurlijk impact hebben. Maak daarom een scherpe diagnose, waarbij je bepaalt hoe de crisis direct betrokken, maar ook de organisatie beïnvloedt. Stel expliciet doelen en prioriteiten, maar giet ze niet in beton.

Scheid beleid en uitvoering
Het is raadzaam fixatie op een korte termijndoel te voorkomen. Creëer een planningsteam dat zich niet met de waan van de dag bezighoudt, maar vooruit kijkt naar morgen, naar volgende week, volgende maand. Het team beschouwt verschillende scenario’s en ontwikkelt opties hoe daar het beste mee om te gaan.

Eenhoofdige leiding
In een crisis is er geen tijd voor zelfsturende teams en consensusbesluitvorming. Zorg daarom voor eenhoofdige leiding binnen een heldere hiërarchische structuur. Het crisisteam heeft baat bij een duidelijke verdeling van rollen, taken en verantwoordelijkheden, die goed bewaakt dient te worden.

Beperk je tot de essentie
Sowieso is het nuttig niet-essentiële processen te beperken. Om effectief gebruik te maken van de middelen tot je beschikking, kun je medewerkers elders inzetten. Ook kun je online vergadertools gebruiken, zoals bijvoorbeeld Zoom of Google Hangouts.

Structureer het overleg
Wanneer je vergadert, kies één of twee korte overlegmomenten op een dag en gebruik een vaste agenda voor de bijeenkomst. Het beperken van tijdsbeslag en discussie en een ongestoord verloop zijn hierbij belangrijk. De vergadering kan geleid worden door de chef of iemand anders (chef staf). Ieders rol in het overleg moet goed bewaakt worden.

Communicatie
Zorg in het algemeen voor een actieve en open communicatie naar eigen medewerkers, klanten, bevolking en media. Bepaal zelf wat je wanneer naar buiten brengt en vermijd ‘geen commentaar’. Plan je eigen communicatiemomenten. Zeg wat je doet en doe wat je zegt.

Structureer het informatieproces
Het informatieproces moet snel en zorgvuldig zijn, wat leidt tot effectieve beeldvorming. Blijf niet zoeken naar volledige informatie: die bestaat niet. Houd een logboek bij, zodat alle acties, planning en verantwoordelijkheden vanaf de start helder zijn en gevolgd kunnen worden.

Nazorg
Vergeet niet: het komt goed. Begin daarom nu al met nadenken over nazorg en hoe je, als de crisis achter de rug is, weer teruggaat naar de normale gang van zaken.

Deze blog verscheen in aangepaste vorm ook op Platform O.

Comments are closed.